CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN TÉCNICA
1. Concepto
Se entiende por comunicación técnica o científica “la presentación de hechos en forma objetiva, clara y precisa”(Molestina, 1988).
Henn, citado por Molestina plantea como características de un buen comunicador científico las siguientes:
· Describir clara y correctamente un hecho o proceso científico.
· Construir, en forma clara y lógica un escrito de cualquier longitud, usando los recursos normales del lenguaje.
· Presentar en forma breve y coherente los argumentos que tiendan a persuadir.
· Manejar no solo negociaciones técnicas, sino aquellas que incluyan relaciones humanas complejas.
· Preparar acuerdos, contratos, proyectos de investigación y otros, con precisión y la suficiente imaginación para prever posibles contingencias.
2. Estilo
El buen estilo en la redacción técnica tiene su fundamento en la corrección gramatical, aunque es claro que la sola atención de las reglas gramaticales no conlleva en forma automática la creación de un buen estilo. Para escribir bien se requiere práctica, autocrítica y autocorrección. Algunas recomendaciones para que el comunicador técnico pueda mejorar su estilo son las siguientes:
· Escribir sobre hechos y no sobre fantasías. Al respecto puede aplicarse el planteamiento de Santiago Ramón y Cajal:[1] “para escribir un artículo científico hay que tener algo que decir, decirlo y no decir más que eso”.
· Evitar la escritura metafórica.
· Ser breve.
· Ser conciso.
· Ser preciso.
· Evitar el exceso de tecnicismos o palabras rebuscadas.
· Escribir párrafos cortos que tengan unidad ideológica.
· Utilizar pocos adjetivos y con precaución.
· Exponer un solo concepto en cada oración
· Evitar el abuso pronombres.
2.2. Tipos de escritos técnicos:
Para efectos de este curso y en atención a la población a la cual va dirigido se plantean como escritos técnicos los siguientes: manuales, catálogos, instructivos, el informe técnico, el artículo científico y el ensayo. Sin embargo y dado que se considera de uso frecuente en la vida universitaria y profesional la confección de cartas, memorandos, currículos y correos electrónicos (incluso se deben escribir para presentar informes, artículos, y otros) a manera de introducción se retoman las características de estos, los cuales se agrupan bajo el título de correspondencia.
3.1 Correspondencia
3.1.1. La carta
La carta surge a partir de la necesidad de comunicar por escrito un asunto a otra persona, grupo de personas o entidad gubernamental o privada.
En su vida universitaria y profesional usted tendrá que escribir diferentes cartas: solicitudes de reconocimiento de materias, solicitudes a un(a) docente para que le repita un examen que no pudo hacer por situaciones especiales, solicitudes de cupo para un curso en el cual no pudo alcanzar matrícula, justificación de abandono de un curso, solicitud de empleo, de aumento salarial, etcétera.
Al redactar una carta debe tener presente que el mensaje debe ser captado por el (la) destinatario(a) sin dificultad. Para ello es necesario:
· Expresarse mediante oraciones cortas, precisas y claras.
· Estar pendiente, a medida que escribe, del comienzo de la oración para continuarla con la respectiva concordancia, especialmente con el uso de los tiempos verbales.
· Evitar vocablos ambiguos.
· No abusar del pronombre.
· Hacer uso correcto de los gerundios.
· Evitar el exceso de adjetivos.
· Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e innecesarias.
· Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.
· Evitar el uso de vocablos "gastados, manoseados".
Una carta debe ser concisa, escrita de manera natural y sencilla, además de coherente. ¿Qué significa esto?
Concisión
Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser remplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta; pero, siempre concisa. Esto no quiere decir que sea breve. Concisión es la expresión de los conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud.
Si se quiere lograr concisión, se debe:
Si se quiere lograr concisión, se debe:
· Revisar lo que escribe.
· Eliminar las expresiones inútiles.
· Evitar la repetición de ideas.
· No anunciar lo que va a decir: decirlo.
· No perderse en detalles, ir directamente al asunto.
· Evitar el lenguaje telegráfico y las aclaraciones inútiles.
Sencillez y naturalidad
La redacción moderna, se caracteriza por la llaneza o ausencia de afectación. Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad propia de la conversación, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje escrito.
Coherencia
En una carta, la coherencia es la forma delicada de expresar una idea en determinado momento. Una carta debe contener los elementos de información necesarios para no dar ocasión a conjeturas y dificultades. Tan esencial es la exactitud en la correspondencia, que muchas ventas, convenios y operaciones distintas se malogran por la imprecisión, vaguedad y confusión de lo expuesto en cartas y documentos.
Partes de una carta
· Localidad y fecha: Si se dirige al extranjero, la localidad debe contener el nombre de la ciudad o provincia y del país, si no, lleva solamente el de la ciudad.
Cartago, 25 de julio de 2008. Nótese que entre la localidad y la fecha se escribe coma.
Cartago, Costa Rica, 25 de julio de 2008. En caso de que se dirija al extranjero.
La fecha consta del día, mes y año (en ese orden).
· Dirección: Consta del nombre y de la dirección completa del destinatario. Si este posee título o desempeña algún cargo, debe indicarse.
Señor
Edgar Barrantes
Gerente
Inversiones Costarricenses
Cartago, Costa Rica
· Saludo. Expresión de cortesía que sirve para establecer comunicación con el receptor. Se escribe debajo de la dirección, dejando unas líneas. Este dependerá de la amistad y confianza que se tenga con él.
· Cuerpo de la carta. No ha de ser muy extenso. Puede constar de uno o varios párrafos. Cada párrafo debe desarrollar una idea diferente. En el primer párrafo debe introducir el asunto, en el segundo o los que siguen, plantear la solicitud concreta. Se recomienda que una carta no tenga más de cuatro párrafos, y que todos se refieran al mismo tema o asunto.
El texto se escribe a espacio sencillo y se deja doble espacio entre un párrafo y otro. Las cartas breves pueden escribirse a doble espacio y se deja sangría al inicio de cada párrafo.
Si la carta requiere más de una página, en cada una debe indicarse el número de página, el destinatario y la fecha. Ejemplo:
Página 2
Lic. Edgar González Saborío
3 de junio de 2010
No se debe dividir la última palabra de una hoja, ni dejar sola la frase de despedida o la firma para la página final.
· Despedida: Se refiere a una frase cortés o a un párrafo sencillo con que termina la carta. No se deben usar abreviaturas. Las despedidas deben ser breves y sencillas.
Se recomienda no utilizar fórmulas como las siguientes (para saludos o despedidas):
- Agradeciéndole por anticipado; Agradeciéndole de antemano la atención que ésta le merezca y dándole las gracias por todo.
- Con nuestra consideración, quedo de usted...
- Quedo atento y seguro servidor
- La presente tiene por objeto
- Le suplicamos
- A la mayor brevedad posible
- Rogándoles
- Nos reiteramos gustosos
Sean mis primeras líneas portadoras de un cordial saludo, deseándole éxito en sus delicadas funciones
La presente es para saludarlo a usted y su familia, deseándole éxitos
Muy señor nuestro y amigo...
Con la mayor brevedad posible nos envía...
Con las muestras más sinceras de consideración y respeto,
Me despido de usted, atentamente...
Me suscribo de usted con consideración y respeto
Algunas formas más apropiadas pueden ser:
En atención o en respuesta a su nota, le informo que...
Me complace informarle que...
Recibí...
Espero...
Atentamente
Cordialmente
Sinceramente
Agradeceré su apoyo
· Firma. La firma debe ser manuscrita. Debajo de ella se escribe el nombre completo de la persona que la envía, a la par o debajo se indica el nombre del cargo. Los grados académicos no se incluyen en la firma manuscrita.
Ejemplo:
(Firma manuscrita)
Manuel Mora Serrano
Estudiante
Normas de puntuación y presentación de las cartas
A la hora de usar los signos de puntuación en necesario aplicar las reglas estudiadas para el uso del punto y seguido, la coma, el punto y coma, dos puntos, etcétera. Además es necesario tener en cuenta los tres sistemas generales de puntuación, que según la teoría de redacción comercial existen para las cartas. Esta son: abierta, cerrada y mixta.
El sistema de puntuación abierta no utiliza ningún signo de puntación después de la línea de la fecha ni al final de las líneas de la dirección (a menos que alguna termine con una abreviatura). No se utilizan signos de puntuación después del saludo, la frase de despedida ni las líneas de la firma.
El sistema de puntuación cerrada lleva punto al final de la línea de la fecha, usa coma después de cada línea de la dirección y punto en la última. Se utilizan dos puntos después del saludo, coma después de la frase de despedida y coma al final de cada línea de la firma (menos en la última que lleva punto).
El sistema de puntuación mixta no lleva signo después de la fecha ni al final de las líneas del bloque en la dirección. Emplea dos puntos después del saludo, utiliza coma al final de la despedida y elimina los signos al final de las líneas del bloque de la firma.
Se recomienda utilizar el sistema de puntuación mixta.
La disposición de los elementos de la carta puede ser muy variada. Se recomienda la presentación que se muestra en el ejemplo que aparece más adelante, en la cual según se puede observar, todas las líneas (desde la fecha hasta la firma) se alinean a la izquierda, junto al margen. Se deja sangría al inicio de cada párrafo. El interlineado debe ser sencillo, y se deja doble espacio entre los párrafos.
Carta de oferta de servicios o solicitudes de trabajo
Este tipo de cartas busca despertar el interés del empleador por los servicios que se le ofrecen y conseguir una entrevista. Es por esto que esta debe ser persuasiva y estar muy bien elaborada.
Para elaborar esta carta se debe tomar en cuenta lo que se señaló. Si la carta es respuesta a un anuncio publicado en los periódicos, en ella, se debe mencionar el nombre del periódico en que el anuncio se publicó, el nombre del puesto anunciado y la fecha de publicación.
Estas cartas suelen ser breves y se les adjunta un currículo amplio y detallado.
Ejemplo de carta
Cartago, 15 de mayo de 2009
Lic.
José Jacinto Brenes Molina
Director
Escuela Ciencias del Lenguaje
Instituto Tecnológico de Costa Rica
Estimado señor:
Soy estudiante de la carrera Ingeniería en Computación. Por error no matriculé el curso Comunicación Técnica.
Me he enterado de que aún hay cupos disponibles en el grupo 08 que se imparte los lunes y jueves de 3 a 5 p.m. En esos días y a esa hora no tengo matriculado ningún curso.
Le solicito su autorización para que se me incluya como estudiante de ese grupo.
Atentamente,
Mario Martínez Acuña
Carné 2010986
Ejemplo de una carta de oferta de servicios
A continuación encontrará un ejemplo de una carta de oferta de servicios elaborada para responder al anuncio publicado en la página elempleo. com (http://www.elempleo.co.cr/clientes/detalle_oportunidad.asp?ofe=53258)
